Un écran par geste du booking. Pas un de plus.
Chaque écran de BookKingz correspond à une chose que vous faites déjà, dans votre tête ou dans un tableur. Il la fait juste sans oublier.
Le pipeline des demandes, par statut
Chaque demande avance de « À contacter » à « Confirmé », ou sort en « Refusé » / « Annulé ». Glissez une carte, le statut change et la règle de relance avec.
Vous proposez une date à 30 salles pour la tournée de printemps. En une colonne, vous voyez les 11 qui n'ont pas répondu, les 6 en discussion, les 3 options à trancher et les 2 confirmées. Le reste de la soirée est libre.
La fiche demande, avec tout l'historique
Mails envoyés et reçus, changements de statut, notes internes, relances : tout ce qui concerne cette date, dans l'ordre, au même endroit.
Le programmateur de La Forge répond trois semaines après votre proposition. Vous ouvrez la fiche : votre mail du 18 septembre est juste au-dessus, avec le cachet que vous aviez demandé et la note sur son festival de juin.
- Cachet
- 800 €
- Défraiement
- Sur justificatifs
- Hébergement
- 2 chambres doubles
- Repas
- 5 repas chauds
Léa programme aussi le festival Bords de Loire en juin, en reparler si le 20 mars se confirme.
Toutes vos boîtes, synchronisées
Gmail, Outlook / Microsoft 365 ou n'importe quelle boîte IMAP. Toute la boîte est synchronisée : rien ne se perd, même ce que vous envoyez depuis votre téléphone. Un même mail peut être rattaché à plusieurs dates.
Nicolas programme Le Bunker à Namur et L'Abattoir Rouge à Charleroi. Il répond en un seul mail : « OK pour le 12 à Namur, et je vous garde le 18 à Charleroi. » Le mail est rattaché aux deux demandes, et chacune avance de son côté.
Une page de ressources par artiste
EPK, fiche technique, pack promo, clips, liens d'écoute, chroniques : tout est rangé sur la page de l'artiste, avec les versions successives de chaque fichier. Un clic les insère dans un mail, et vous savez si le programmateur a ouvert votre EPK.
Vous mettez à jour la fiche technique en septembre. Les mails suivants partent avec la v5, sans risque de renvoyer l'ancienne. Et vous voyez que Léa, à La Forge, a ouvert l'EPK deux fois le 3 octobre : vous la relancez le 4, pas le 20.
Des templates, et vos ressources en un clic
Prénom du contact, nom du lieu, date ou période : les variables se remplissent depuis la demande. Les ressources de l'artiste s'insèrent dans le mail, toujours dans leur dernière version.
Trente premières prises de contact un dimanche soir : le même mail, mais « Bonjour Hakim, … jouer au Silo » et « Bonjour Pauline, … à L'Abattoir Rouge ». Aucun copier-coller qui laisse traîner le nom de la salle précédente.
Voici la fiche technique à jour et le plan de scène. Nous sommes 5 sur scène, batterie fournie si besoin.
Des relances au bon moment
Un rappel à J+7, puis à J+14, réglables. Si la salle répond avant, la relance tombe d'elle-même. À partir de la formule Tournée, BookKingz peut envoyer la relance à votre place.
Vous envoyez la fiche technique le 23. Le 30, BookKingz vous rappelle de relancer ; vous envoyez deux lignes. Le 3, Léa répond. Le second rappel, prévu pour le 7, disparaît sans que vous ayez rien fait.
- 1er rappel
- J+7
- 2e rappel
- J+14
- Option posée
- 7 j. avant l'échéance
- Envoi automatique
- Activé · Tournée
Le booking à plusieurs
Invitez votre groupe ou votre équipe. Chacun voit ce qu'on lui ouvre, boîte par boîte et artiste par artiste, et la fiche montre qui a écrit quoi.
Camille fait le booking de When Reasons Collapse depuis la boîte du groupe ; Jo, le batteur, suit les demandes en lecture. Sam, qui booke aussi Lune Froide, gère les deux artistes. Inès, en stage, ne voit que Lune Froide.
Le suivi des options et de leur échéance
Une option, c'est une date bloquée pour vous jusqu'à une date limite. BookKingz la compte à rebours, la remonte dans « Aujourd'hui » sept jours avant, et signale si deux options se chevauchent.
Le Dépôt 9 vous pose une option sur le 14 mars jusqu'au 7 octobre. Le 30 septembre, l'option apparaît en haut de votre matin. Vous confirmez le 2. Un autre groupe aurait eu la date le 8.
Un calendrier qui détecte les conflits
Dates confirmées, options et discussions sur un même mois. Deux dates fermes le même soir : alerte. Trois jours sans rien entre deux dates de tournée : trou signalé.
Fort Noir Fest vous pose une option sur le 10 juillet. Vous avez déjà confirmé Noise sur Seine ce soir-là. Le calendrier vous le dit avant que vous répondiez oui aux deux.
La carte des lieux, pour construire une tournée
Vos lieux et vos demandes placés sur une carte, la tournée tracée dans l'ordre des dates, et les villes sur le trajet que vous n'avez pas encore démarchées.
Namur le 12, Lille le 13, Bruxelles le 14, puis rien jusqu'à Charleroi le 18. La carte montre Reims, Paris et Dijon sur la route. Trois mails de plus, et le trou se remplit.
Une file « À traiter » pour ne rien laisser sans suite
Les mails que BookKingz n'a pas su rattacher à une demande (nouveau contact, adresse perso d'un programmateur, festival inconnu) attendent ici. Rattacher, créer la demande, créer le contact ou ignorer : quatre touches.
Léa vous répond depuis son adresse perso. Un festival que vous ne connaissez pas vous propose un créneau. Les deux sont dans « À traiter » le matin, pas noyés dans la boîte entre une promo d'amplis et une newsletter.
Une date confirmée devient un concert dans Bandquarters
Si votre groupe utilise Bandquarters, chaque date confirmée y devient un concert, avec le contrat et la fiche d'accueil. BookKingz reste maître des informations de la date : c'est là qu'elles se modifient. Les abonnés Bandquarters ont −30 % sur BookKingz.
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